DATENSCHUTZERKLÄRUNG, Stand: 31.08.2023

1       Allgemeine Erklärung und Angaben zum Verein

Der Heimetchor Limmiggruess Oetwil-Geroldswil ist ein gemischter Chor, ein unabhängiger Verein, keinem Verband angeschlossen. Unser Vereinszweck ist Gesang und Geselligkeit.

Wir legen höchsten Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre und die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten. In Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), verarbeiten wir Ihre Daten sorgfältig und transparent.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie der Heimetchor Limmiggruess Oetwil-Geroldswil (nachfolgend als "wir", "uns" oder "der Verein" bezeichnet) personenbezogene Daten sammelt, verwendet, speichert und schützt.

Wir erklären, wie wir Ihre Daten verwalten, wenn Sie unsere Webseite (https://heimetchorlimmiggruess.ch/) verwenden, unsere Dienstleistungen oder Produkte beziehen, anderweitig mit uns im Rahmen eines Vertrags in Verbindung stehen, eine unserer Veranstaltungen besuchen, mit uns kommunizieren oder sonst mit uns zu tun haben. Gegebenenfalls werden wir Sie durch eine rechtzeitige schriftliche Mitteilung über zusätzliche, nicht in dieser Datenschutzerklärung erwähnte Bearbeitungsaktivitäten informieren, z.B. in Einwilligungserklärungen, Vertragsbedingungen, zusätzlichen Datenschutzerklärungen, Formularen und Hinweisen.

2       Kontakt

Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist der Vorstand des Heimetchor Limmiggruess Oetwil-Geroldswil verantwortlich.

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail oder Schreiben an:

Heimetchor Limmiggruess Oetwil-Geroldswil     
Datenschutzkontaktperson: Mareike Otter        
Girhaldenweg 6
8955 Oetwil an der Limmat

E-Mail: heimetchorlimmiggruess@gmail.com

3       Buchhaltung, Mitgliederverwaltung, Homepage über ClubDesk (Hostingprovider)

Für unsere Buchhaltung, die Mitgliederverwaltung, die allgemeine Vereinsadministration und für das Betreiben unserer Homepage (https://heimetchorlimmiggruess.ch/) nutzen wir den Dienst "ClubDesk" (https://www.clubdesk.ch/de/startseite). Die Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit diesen Aktivitäten erfolgt gemäß den Datenschutzbestimmungen von ClubDesk. Die Datenschutzerklärung von ClubDesk dient als Referenz in Bezug auf diese Verarbeitungen. Link: https://www.clubdesk.ch/de/datenschutz.

Wir und unser Hosting-Provider ClubDesk bemühen uns, die Datenbank so gut wie möglich vor fremden Zugriffen, Verlusten, Missbrauch oder vor Fälschung zu schützen.

Unser Hosting-Provider speichert Daten. Beim Zugriff auf unsere Webseiten werden folgende Daten in Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, Browser-Anfrage und allg. übertragene Informationen zum Betriebssystem resp. Browser. Diese Nutzungsdaten bilden die Basis für statistische, anonyme Auswertungen.

Die ClubDesk Webserver (die Webserver für die ClubDesk Vereins-Webseiten) stehen in einem Rechenzentrum in der Schweiz. ClubDesk (reeweb ag) hat mit dem Betreiber des Rechenzentrums eine Vereinbarung zur Verarbeitung personenbezogener Daten abgeschlossen.

ClubDesk Webseiten verwenden durchgängig das HTTPS Protokoll welches die Verschlüsselung der Daten beim Datenaustausch zwischen dem Webseitenbesucher (dem Browser) und dem ClubDesk Server gewährleistet. Dies beinhaltet auch die Daten die ggf. beim Versenden von ClubDesk Formularen übermittelt werden.

ClubDesk Vereins-Webseiten können vereinsinterne Seiten beinhalten welche bestimmten Webseitenbesuchern nur nach einem erfolgreichen Login zur Verfügung stehen. Erfolgt ein Login, dann wird dies durch Speichern der Login-Id mit Zeitstempel protokolliert. Nicht erfolgreiche Login-Versuche werden ebenfalls protokolliert und können zur Sperrung einer Login-Id führen.

ClubDesk erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die der Browser eines Besuchers unserer Vereinswebseite automatisch an den ClubDesk Server übermittelt. Dies sind: Browsertyp und Browserversion; verwendetes Betriebssystem; URL der zugegriffenen Seite; Uhrzeit der Serveranfrage; IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Siehe hierzu auch die Datenschutzerlärung von Clubdesk: https://www.clubdesk.ch/de/datenschutz.

4       Welche Daten bearbeiten wir?

Mit «Personendaten» oder «personenbezogene Daten» sind Daten gemeint, die sich auf bestimmte oder bestimmbare Person beziehen, d.h. die Rückschlüsse auf deren Identität sind anhand Daten selbst oder mit entsprechenden Zusatzdaten möglich. Wir verwenden den Begriff «Daten» hier gleichbedeutend mit «Personendaten» oder «personenbezogene Daten». «Bearbeiten» meint jeden Umgang mit Personendaten, z.B. das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Anpassung, Bekanntgeben und Löschen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für folgende Zwecke: Verwaltung der Mitgliedschaft ausschliesslich im Verein; Kommunikation über Neuigkeiten, Veranstaltungen und Aktivitäten des Vereins; Organisation und Durchführung von Proben, Auftritten und Veranstaltungen; Verwaltung von Zahlungen, Spenden und Finanzangelegenheiten; Dokumentation von Aktivitäten und Ereignissen durch Medieninhalte; Abwicklung von Verträgen, Behördenkommunikation.

Wir speichern Ihre Personendaten nur in dem Umfang und so lange, wie dies für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten notwendig ist.

Im Interesse der Integrität und der Vertraulichkeit der Personendaten treffen wir angemessene technische und organisatorische Massnahmen. um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Wir implementieren entsprechend unserer Risikobeurteilung insbesondere Zugangs- und Zugriffskontrollen.

Wir bearbeiten verschiedene Kategorien von Daten über Sie. Die wichtigsten Kategorien sind folgende:

4.1      Kommunikationsdaten

Wenn Sie mit uns persönlich, über das Kontaktformular, per E-Mail, Telefon oder brieflich oder über sonstige Kommunikationsmittel in Kontakt stehen, erfassen wir die zwischen Ihnen und uns ausgetauschten Daten, einschliesslich Ihrer Kontaktdaten und der Randdaten der Kommunikation.

Wir bewahren diese Daten in der Regel während 18 Monaten ab dem letzten Austausch mit Ihnen auf. Diese Frist kann länger sein, soweit dies aus Beweisgründen oder zur Einhaltung gesetzlicher oder vertraglicher Vorgaben erforderlich oder technisch bedingt ist. E-Mails in persönlichen Postfächern und schriftliche Korrespondenzen werden in der Regel mindestens 10 Jahre aufbewahrt.

Unser Vereinspostfach ist eine GMail Adresse (heimetchorlimmiggruess@gmail.com). Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Google: https://policies.google.com/privacy

4.2      Stammdaten

Als Stammdaten bezeichnen wir die Grunddaten, die wir nebst den Vertragsdaten (siehe unten) für die Abwicklung unserer vertraglichen und sonstigen geschäftlichen Beziehungen oder für Marketing- und Werbezwecke benötigen, wie Name, Kontaktdaten und Informationen z.B. über Ihre Rolle und Funktion, Ihr Geburtsdatum, die Vereinsmitgliederhistorie, Kundenhistorie, Vollmachten, Vereinbarungen, Unterschriftsberechtigungen und Einwilligungs- und andere Erklärungen und Vereinbarungen.

Wir können Stammdaten entweder direkt von Ihnen oder von Dritten erhalten. Wenn wir Daten von Dritten erhalten, gehen wir davon aus, dass die übermittelnde Person dazu berechtigt ist, solche Daten weiterzugeben, und dass die übermittelten Daten korrekt sind. Zudem setzen wir voraus, dass sichergestellt wurde, dass diese Dritten über den Inhalt dieser Datenschutzerklärung informiert wurden.

Wir bewahren Stammdaten in der Regel während 10 Jahren ab dem letzten Austausch mit Ihnen auf, mindestens aber ab Vertragsende. Diese Frist kann länger sein, soweit dies aus Beweisgründen oder zur Einhaltung gesetzlicher oder vertraglichen Vorgaben erforderlich oder technisch bedingt ist.

Zu den Stammdaten gehören z.B. Daten wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und andere Kontaktdaten, Geschlecht, Geburtsdatum, Angaben zu verbundenen Personen, Websites, Profile in Social Media, Fotos und Videos; ferner Angaben über Ihre Beziehung mit uns, Angaben zu Ihrem Status bei uns, Zuteilungen, Klassifikationen und Verteiler, Angaben über unsere Interaktionen mit Ihnen, Berichte oder behördliche Dokumente, die Sie betreffen. Auch Einwilligungs- oder Sperrvermerke gehören zu den Stammdaten, ebenso wie Angaben über Dritte, z.B. Kontaktpersonen.

Stammdaten werden nicht für alle Kontakte umfassend erhoben. Welche Daten wir im Einzelnen erheben, hängt besonders vom Zweck der Bearbeitung ab.

4.3      Vertragsdaten

Das sind Daten, die im Zusammenhang mit einer Vertragsabwicklung anfallen. Diese Daten erheben wir i.d.R. von Ihnen, von Vertragspartnern und von in die Abwicklung des Vertrages involvierten Dritten, aber auch von Drittquellen und aus öffentlich zugänglichen Quellen. Wir bewahren diese Daten in der Regel während 10 Jahren ab der letzten Vertragsaktivität auf, mindestens aber ab Vertragsende. Diese Frist kann länger sein, soweit dies aus Beweisgründen oder zur Einhaltung gesetzlicher oder vertraglichen Vorgaben erforderlich oder technisch bedingt ist.

4.4      Nutzung unserer Social-Media-Seiten

Wir veröffentlichen gelegentlich Fotos und Videos in verschiedenen Kanälen, einschließlich unserer Website, sozialer Medien und Druckmedien.

Die Anbieter der sozialen Medien erheben und analysieren Nutzungsdaten wie die Anzahl Besuche und demographische Angaben zu den Besuchern unserer Vereinsseiten.

Wir erhalten von den Anbieterinnen der sozialen Medien basierend darauf erstellte Auswertungen. Diese enthalten nur aggregierte oder auf andere Weise genügend anonymisierte Daten. Nur die jeweilige Anbieterin kann Sie aufgrund der erhobenen Nutzungsdaten identifizieren. Beachten Sie daher bitte die Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieterin.

Die sozialen Netzwerke und anderen von Dritten betriebenen Plattformen, Seiten und sonstige Online-Präsenzen erheben Daten. Wir erhalten diese Daten von Ihnen und den Plattformen, wenn Sie über unsere Online-Präsenz mit uns in Kontakt kommen. Gleichzeitig werten die Plattformen Ihre Nutzung unserer Online-Präsenzen aus und verknüpfen diese Daten mit weiteren, den Plattformen bekannten Daten über Sie. Sie bearbeiten diese Daten auch für eigene Zwecke in eigener Verantwortlichkeit, insbesondere für Marketing- und Marktforschungszwecke und um ihre Plattformen zu steuern.

Wir erhalten Daten über Sie, wenn Sie über Online-Präsenzen mit uns kommunizieren oder auf den entsprechenden Plattformen unsere Inhalte ansehen, unsere Online-Präsenzen besuchen oder darin aktiv sind. Wir werten diese Daten nicht aus, wir speichern und bearbeiten diese Daten nicht.

Weitere Angaben zu den Bearbeitungen der Betreiber der Plattformen entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen der Anbieter. Dort erfahren Sie auch, in welchen Ländern diese ihre Daten bearbeiten, welche Auskunfts-, Lösch- und weiteren Betroffenenrechte Sie haben und wie Sie diese wahrnehmen oder weitere Informationen erhalten können. Derzeit nutzen wir folgende Plattformen:

4.5      Cookies

Eine ClubDesk Vereins-Webseite verwendet rein technischer Cookies, z.B. die Session-ID eines angemeldeten Nutzers und Cookies, für bestimmte Inhaltselemente. Die Inhaltselemente der Homepage des Vereins und die damit verbundenen Cookies sind wie folgt:

4.5.1     Block 'Karte'

Bei der Anzeige von Google Maps werden ggf. durch Google Maps Cookies gesetzt. Siehe folgender Link für Allgemeine Informationen zur Handhabung von Cookies durch Google: https://policies.google.com/technologies/cookies?hl=de

4.5.2     Block 'Video'

Bei der Verwendung von YouTube Filmen werden ggf. durch YouTube Cookies gesetzt. Siehe folgender Link für Allgemeine Informationen zur Handhabung von Cookies durch Google: https://policies.google.com/technologies/cookies?hl=de. Dasselbe gilt auch für andere Video-Platformen (z.B. vimeo).

4.5.3     Block 'Externer Inhalt'

Beim Einbinden von externem Inhalt (z.B. Wetter-Widgets) können durch externe Anbieter Cookies gesetzt werden.

4.5.4     Block 'Album-Liste'

Bei der Anzeige von Flickr Fotoalben werden ggf. durch Flickr Cookies gesetzt. Siehe folgender Link für Allgemeine Informationen zur Handhabung von Cookies durch Flickr: https://www.flickr.com/help/privacy

4.5.5     Einbinden von externem Inhalt in Quellcode, Code-Fragmenten, etc.

Beim Einbinden von externem Inhalt (z.B. Google Analytics) können durch externe Anbieter Cookies gesetzt werden.

4.6      Sonstige Daten

Daten können in unterschiedlichen Kontexten von Ihnen erfasst werden oder von Dritten bereitgestellt werden. Während Vereinsauftritten oder -aktivitäten besteht die Möglichkeit, Fotos, Videos und Tonaufnahmen zu erstellen oder zu empfangen, in denen Sie identifizierbar sein können. Wir verwenden solche Aufnahmen auf unserer Website, in sozialen Medien, in gedruckten Publikationen sowie in der Vereinsdokumentation die unter anderem unser Vereinsarchivar erstellt.

Wir können auch Daten darüber erheben, wer wann an Anlässen oder Aktionen teilnimmt.

Die Aufbewahrungsfrist dieser Daten richtet sich nach dem Zweck und wird auf das Erforderliche beschränkt. Das reicht von einigen wenigen Tagen und in der Regel einigen Wochen bei Daten über Besucherdaten, die in der Regel während 18 Monaten aufbewahrt werden bis hin zu Berichten über Anlässe mit Bildern, die einige Jahre oder länger aufbewahrt werden können.

5       Betroffenenrechte

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen und weiterer berechtigter Interessen an der Bearbeitung.

Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen.

Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der auf Seite 1 angegebenen Adresse kontaktieren.

Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

6       Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ändern, insbesondere im Falle von Änderungen unserer Datenverarbeitungsprozesse oder bei Anwendung neuer gesetzlicher Vorschriften. Es gilt die Datenschutzerklärung die jeweils auf der Homepage des Vereins veröffentlicht ist.